KI für KMU – Effizienz, die sofort spürbar ist

Ihren Betrieb verstehen

Wir starten mit einer Analyse in Ihrem Betrieb vor Ort. Gemeinsam mit Ihnen schauen wir uns an, wo im Alltag die meiste Zeit verloren geht und welche Tätigkeiten am meisten belasten. Wir schaffen Klarheit darüber, wo in Ihrem Alltag KI wirklich etwas bringt – nicht theoretisch, sondern konkret an Ihren eigenen Abläufen.

• Wo geht wertvolle Zeit verloren?
• Welche Aufgaben wiederholen sich ständig?
• Welche Tätigkeiten sind besonders belastend?

Vorbereitung

• Zur optimalen Vorbereitung erhalten Sie vorab von uns einen kurzen Fragekatalog, der hilft, den ersten Tag effizient zu gestalten. So können wir uns gezielt auf Ihre betrieblichen Abläufe einstellen und den Nutzen der Analyse maximieren.

Ziel des Tages

• Unser Ziel ist es, ein klares Bild Ihrer administrativen Arbeit zu erhalten und zu erkennen, in welchen Aufgabenbereichen Künstliche Intelligenz oder andere Unterstützungen den grössten Nutzen bringen. So entsteht die Basis für alle weiteren Schritte.

Vorgehen

• Betriebs- und Aufgabenanalyse
  Wir schauen uns Ihre administrativen Tätigkeiten im Alltag genau an – vom E-Mail-Verkehr bis zur Rechnungsbearbeitung.
• Gespräche mit Mitarbeitenden
  Wir sprechen mit den Personen, die täglich mit Administration zu tun haben, und erfassen deren Herausforderungen und Routineaufgaben.
• Bewertung der Tätigkeiten
  Gemeinsam identifizieren wir, welche Aufgaben repetitiv, zeitintensiv oder fehleranfällig sind – und damit das grösste Effizienzpotenzial bieten.
• Ergebnis
  Am Ende des Tages erhalten Sie eine Potenzialkarte Ihres Betriebs, die zeigt, wo KI oder andere Hilfestellungen am meisten Entlastung bringen können.

Beispielhafte Erkenntnisse

• Wiederkehrende E-Mails an Kundinnen und Kunden könnten automatisiert beantwortet werden.
• Offerten oder Rechnungen werden manuell erstellt, obwohl die Daten digital vorliegen.
• Dokumente müssen mehrfach geprüft oder manuell sortiert werden.
• Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit administrativen Aufgaben statt mit dem Kerngeschäft

Konkrete Vorschläge

Aufbauend auf der Analyse des ersten Tages erhalten Sie konkrete Vorschläge und Werkzeuge, die sofort eingesetzt werden können – kombiniert mit dem nötigen Wissen, um KI verantwortungsvoll und sicher zu nutzen.

Vorgehen

• Vorstellung praxiserprobter KI-Tools
  Wir zeigen bewährte Anwendungen, die Ihre täglichen Aufgaben vereinfachen – von E-Mails über Offerten bis zur Dokumentenverwaltung.
• Umgang mit der KI
  Sie lernen, wie Sie KI mittels «Prompting» effizient anleiten, damit Sie genau die Resultate erhalten, die Sie brauchen.
• Korrekte Einstellungen
  Wir erklären, welche Konfigurationen wichtig sind, damit Ihre KI zuverlässig, sicher und datenschutzkonform arbeitet.
• Chancen und Risiken
  Sie erfahren, wo KI besonders hilfreich ist – und wo Vorsicht geboten bleibt.
• Schwachstellen und Hindernisse
  Wir besprechen typische Stolpersteine im Umgang mit KI und wie Sie diese vermeiden.
• Datenschutz und Sicherheit
  Wir zeigen, wie Sie vertrauliche Informationen schützen und KI verantwortungsvoll im Unternehmen einsetzen.
• Eigene GPTs aufsetzen
  Sie lernen, wie Sie personalisierte KI-Assistenten für Ihr Unternehmen einrichten – zugeschnitten auf Ihre Aufgaben und Sprache.
• Zusammenarbeit im Team
  Wir zeigen, wie mehrere Mitarbeitende im selben KI-Kontext effizient zusammenarbeiten können, um Wissen zu teilen und Synergien zu nutzen.

Mögliche Beispiele

• Automatisierte Unterstützung bei Offerten, Rechnungen und E-Mails
• Dokumente und Belege automatisch analysieren, sortieren und strukturieren
• Wiederkehrende Aufgaben vereinfachen und beschleunigen
• KI-gestützte Hilfsmittel, die Zeit sparen und Fehler vermeiden

Umsetzung & Begleitung

Am dritten Tag steht die Praxis im Mittelpunkt. Gemeinsam mit Ihnen und Ihrem Team setzen wir die ausgewählten KI-Tools im realen Arbeitsumfeld ein. Wir begleiten Sie Schritt für Schritt, beantworten Fragen direkt vor Ort und sorgen dafür, dass Sie sich im Umgang mit den neuen Hilfsmitteln sicher fühlen:

• Konkrete Unterstützung beim ersten Einsatz an realen Beispielen
• Rollen und Verantwortlichkeiten im Umgang mit KI, die Sicherheit im Umgang mit KI geben
• Eine einfache Roadmap, wie Sie nach den drei Tagen eigenständig weiterarbeiten können
• Tipps für kontinuierliche Verbesserung und Wissensaustausch
• Dokumentation der neuen Abläufe für künftige Mitarbeitende

Ziel des Tages

• Das Ziel ist, die erarbeiteten KI-Lösungen erfolgreich in den Alltag zu integrieren. Sie sollen die Werkzeuge nicht nur kennen, sondern auch selbstständig anwenden können, um sofort von den Effizienzgewinnen zu profitieren.

Vorgehen

• Praktische Anwendung
  Wir testen die ausgewählten Tools direkt an Ihren echten Aufgaben – z. B. bei E-Mail-Bearbeitung, Dokumentenerstellung oder Datenerfassung.
• Begleitung vor Ort
  Unsere Fachpersonen stehen Ihnen während der Umsetzung und auch danach zur Seite, beantworten Fragen und geben gezielte Hilfestellungen.
• Team-Coaching
  Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitenden festigen wir den sicheren und effizienten Umgang mit den neuen KI-Lösungen.
• Verankerung im Alltag
  Wir zeigen, wie Sie die neuen Arbeitsweisen nachhaltig integrieren und KI als festen Bestandteil im Arbeitsalltag nutzen können.